Il mio metodo
Parto da un processo e da un problema osservabile. Ogni fase ha un risultato da consegnare e una decisione da prendere: proseguire, restringere il perimetro oppure fermarsi.
Un percorso con punti di verifica
Audit gratuito · 30 minuti
Mi racconti un solo processo, i programmi usati e il problema principale. Valutiamo insieme il percorso dei dati, la fattibilità, le eccezioni note e il perimetro di un possibile pilota.
Esito: una prima valutazione, i dati ancora da raccogliere e la decisione se proseguire. L’audit può concludersi con la scelta di non automatizzare.
Pilota · un solo processo
Concordiamo separatamente cosa costruire e provare, quali dati usare e chi approva i risultati. Parto da un ambiente di prova o da un campione controllato, con un modo definito per fermare il flusso.
Consegna: flusso nel perimetro approvato, prove dei casi normali e delle eccezioni, registro degli esiti e confronto con la misura iniziale. L’estensione ad altri processi richiede una nuova valutazione.
Affiancamento · verifica con il referente
Consegno schema del flusso, istruzioni, dipendenze, limiti noti e procedura di recupero. Chiarisco titolarità di account, accessi, materiali ed eventuali licenze.
Verifica: il referente prova un’esecuzione, riconosce un errore e sa sospendere il flusso o riprendere il lavoro manuale. La consegna si chiude sui criteri concordati, con le eventuali attività residue esplicitate.
Prima definisco cosa significa “funziona”
La misura iniziale, o baseline, descrive il processo prima dell’intervento: volume, tempo effettivo, errori, eccezioni e periodo osservato. La confronto con un campione comparabile del pilota, includendo revisione e correzioni.
Una scheda di successo contiene: indicatore, valore iniziale, obiettivo concordato, campione, fonte del dato e persona che verifica.
Per esempio: tempo di gestione per richiesta, quota di bozze da correggere e numero di duplicati. I valori si compilano con osservazioni reali; non sono risultati promessi.
Se il campione è piccolo, i volumi cambiano o il controllo umano assorbe il beneficio, lo segnalo. Decidiamo se correggere, raccogliere altri dati o fermare il pilota. Non trasformo automaticamente le ore recuperate in risparmio di cassa: il calcolatore tiene separate le due cose.
Tempi, responsabilità e manutenzione
Definiamo un incarico circoscritto e procediamo per fasi. Ogni fase ha consegne e criteri di verifica concordati. Concordiamo il calendario dopo aver chiarito il perimetro: disponibilità di accessi, esempi e referente può spostare le tappe. Non prometto consegne rapide o disponibilità immediata.
- Da parte tua: un referente, esempi anonimizzati, accessi autorizzati quando necessari e verifica dei risultati. Nel primo contatto non servono password o dati riservati.
- Da parte mia: attività e consegne esplicite, vincoli segnalati e modifiche al perimetro discusse prima di aggiungere lavoro.
- Manutenzione: se prevista, definiamo controlli, aggiornamenti, gestione degli errori, esclusioni, fasce e tempi di intervento. Nuove integrazioni e nuove funzioni si valutano a parte.
Non offro un presidio 24/7. Se il processo richiede intervento immediato o disponibilità continua, occorre una copertura adeguata prima di affidargli attività operative. I limiti dei fornitori e le modifiche ai programmi restano dipendenze da considerare.